Логистика мероприятия - это не только обеспечение участников креслами на транспорте и гостиничными номерами. Доставка и установка оборудования и декораций, хранение и распределение раздаточных материалов, обеспечение работы технического персонала, демонтаж конструкций и вывоз мусора - это все вопросы логистики мероприятия.
В идеале, мероприятие нужно проводить там, где живет основная масса участников. Транспортировка их на дальние расстояния увеличивает не только бюджет, но и углеродный след. Однако не всегда в месте проживания есть инфраструктура, необходимая для проведения крупной конференции.
Рекомендации:
Доставка участников
Если выездного мероприятия не избежать, старайся минимизировать транспортные потоки. Для этого есть разные возможности, например, можно использовать прямые рейсы от места проживания основного числа участников к месту проведения.
Доставка грузов
Если выбранное направление обладает развитой инфраструктурой, тебе не потребуется везти оборудование и декорации на большие расстояния. В противном случае вечеринка в экзотическом месте может обернутся необходимостью везти тонны реквизита, десятки человек обслуживающего персонала и тратить на это драгоценные бюджеты и энергетические ресурсы.
Раздаточные материалы
Униформа, сувениры, печатные материалы - все это можно производить на месте, чтобы не тратить деньги и топливо на доставку. Конечно, для этого нужны опыт работы с местными подрядчиками, как и их наличие в выбранной точке. С ними же можно договориться и о сборе и переработке неиспользованных или собранных после мероприятия материалов.
Comments